張廷玉(1672年—1755年)，字衡臣，號研齋，安徽桐城人，清朝保和殿大學士、軍機大臣、太保，封三等伯，歷三朝元老，居官五十年。康熙進士，雍正朝保和殿大學士、吏部尚書、軍機大臣，加少保銜，後加太保。雍正八年(1730年)，長期和清廷對抗的蒙古準噶爾部煽動青海和碩特部首領羅卜藏丹津及西北各族反清，雍正帝爲維護多民族國家的統一，決定出兵征討。因戰事緊急，軍令需要迅速處理和嚴守祕密，所以，即令在隆宗門內設立“軍機房”，嗣改稱“辦理軍機處”，簡稱軍機處。“命怡親王允祥、張廷玉及大學士蔣廷錫領其事”，“廷玉定規制”。按照旨意，張廷玉就軍機處的性質、官職、職能、紀律等方面都作出了嚴格規定，其中涉及到檔案的地方就達多處，如：軍機處參予官員奏摺的處理和諭旨的撰擬;軍機章京負責謄寫、記檔及日常工作;軍機處設《存記簿》，“奉旨存議”事務，一律登記;“密事有件”，密封存檔，屆時折閱辦理等。這一整套嚴密的規章制度，不僅加強了皇權統治，避免了政出多門以及失、泄密現象的發生，而且更重要的是統一了辦文機構，保證了檔案的齊全、完整與安全，爲利用和編撰方略(志)提供了方便。
康熙十一年(1672年)生，父康熙朝大學士張英。康熙三十九年(1700年)中進士。康熙朝歷任檢討、直南書房、洗馬、侍講學士、內閣學士、刑部侍郎、吏部侍郎等職。
雍正元年(1723年)升禮部尚書，次年轉戶部尚書，翰林院掌院學士，國史館總裁，太子太保。
三年(1725年)，署大學士事。四年(1726年)，晉文淵閣大學士、戶部尚書、翰林院掌院學士，併兼充康熙實錄總裁官。
六年(1728年)，轉保和殿大學士兼吏部尚書。
七年(1729年)，加少保銜。同年，因西北用兵，設軍機房於隆宗門內，與怡親王允祥、大學士蔣廷錫董其事。雍正皇帝臨終，命其與鄂爾泰併爲顧命大臣。乾隆朝，以兩朝元老爲朝廷所重，死後配享太廟。終清一代，漢大臣配享太廟者惟張廷玉一人。
張廷玉在任期間的主要工作在於擔任皇帝的祕書，對清廷政治制度的貢獻是完善了奏摺制度與軍機處的運作規則。與其他直接處理政務的大臣不同，歷史上並沒有留下太多關於張廷玉的具體事蹟。
張廷玉爲人謹小慎微，謹守「萬言萬當，不如一默」(清：黃山谷言)。故雍正讚揚他「器量純全，抒誠供職」稱其爲「大臣中第一宣力者」。
曾先後纂《康熙字典》、《雍正實錄》，並充《明史》、《國史館》、《清會典》總纂官。
張廷玉身爲大學士、軍機大臣，兼管戶部、吏部、翰林院，又擔任國史館和其他好幾個修書館的總裁官，職務繁多，工作忙碌，這是可想而知的。他自己說，雍正經常召見他，一天召見二、三次，習以爲常。西北用兵以後，“遵奉密諭，籌畫經理，羽書四出，刻不容緩”。從內廷出來，到朝房辦公，屬吏請求指示和批閱文件的常達幾十上百人。他經常坐在轎中批覽文書，處決事務。傍晚回到家中，仍然“燃雙燭以完本日未竟之事，並辦次日應辦之事，盛暑之夜亦必至二鼓始就寢，或從枕上思及某事某稿未妥，即披衣起，親自改正，於黎明時付書記繕錄以進”。雍正也說他和鄂爾泰二人“辦理事務甚多，自朝至夕，無片刻之暇”。
然而他有什麼政績呢?翻閱有關史料，我們驚訝地發現，在整個雍正朝，張廷玉只做了兩三件微不足道的小事情。他的事功不在於處理某件政事，而在文字工作和規劃建立軍機處制度以及完善奏摺制度。
當雍正即位之初，辦理康熙喪事，特命吏部左侍郎張廷玉協辦翰林院文章之事，那時，“凡有詔旨，則命廷玉入內，口授大意，或於御前伏地以書，或隔簾授幾，稿就即呈御覽，每日不下十數次”。雍正五年，準備對準噶爾部用兵，七年，正式出兵。與此相配合，雍正設立軍機處，協助他處理軍務。軍機處的主要職能是遵奉諭旨，寫成文字，並予轉發。也就是說，軍機處主要是做文字工作。張廷玉爲軍機大臣時，“西北兩路用兵，內直自朝至暮，間有一二鼓者”。八、九年間，雍正身體不好，“凡有密旨，悉以諭之”。由於撰寫諭旨的需要，雍正每天召見張廷玉多達十幾次。由於雍正不分晝夜地召見，以至張廷玉要到晚上一二更以後才能回去休息。雍正即位第一年，張廷玉即升爲禮部尚書，後又長期擔任大學士和軍機大臣，可是他在雍正朝所做的主要工作，又確確實實是這些文字工作。就連雍正本人，也認爲張廷玉的作用是“纂修《聖祖仁皇帝實錄》宣力獨多，每年遵旨繕寫上諭，悉能詳達朕意，訓示臣民，其功甚巨。”承認他的功勞在於文字。且張廷玉所草之上諭，全合雍正本意，是以屢獲表揚。這文書工作，由身爲大學士、軍機大臣的張廷玉來做，他自然就成了雍正皇帝的高級祕書了。乾隆時當過軍機章京的趙翼說，軍機大臣“只供傳述繕撰，而不能稍有贊畫於其間”。軍機處不過是皇帝的祕書處，軍機大臣實際上只是皇帝的高級祕書，這種地位和身份，張廷玉自然不能獨樹一幟，建立創新的大功業。因此，他的作用和政績只能由參預機務和書寫文字方面來體現。
真正稱得上是張廷玉大事業的，是他規劃建立軍機處制度和完善奏摺制度。“軍機處初設，職制皆廷玉所定”。軍機處成爲清朝的中樞機構並深深影響清代中後期的歷史，這確實是張廷玉的大功業。另外，確立並完善奏摺制度，使它成爲清朝的主要官方文書，同樣是清朝官僚政治上的重大變化，並對清朝中後期的政治產生了十分巨大而深遠的影響。
軍機處始設於雍正七年(1729)。因與準葛爾部作戰，軍報往返頻繁，而內閣又距內廷過遠，且辦事效率不高，爲了緊急處理西北軍務，“始設軍需房於隆宗門內”。軍需房是軍機處的最早叫法，以後又改爲軍機房、軍機處。直到宣統三年(1911)改設責任內閣，執政一百八十多年的軍機處才最終廢止。
軍機處設有軍機大臣，雍正帝從大學士、尚書、侍郎以及親貴中指定充任。還有軍機章京，由內閣、翰林院、六部、理藩院等衙門官員中選充。所有這些人都是兼職，他們的升轉仍在原衙門進行。軍機處沒有正式衙署，只有值班房，在隆宗門內，靠近雍正帝寢宮養心殿，以便於軍機大臣被召見議事。軍機大臣對皇帝負責，他的下屬軍機章京因系其他部門的官員兼任，他們之間沒有隸屬關係，很難結成同黨。軍機處不過是皇帝的祕書班子，它只能忠實執行皇帝的命令，不可能形成危害皇權的勢力。
擬繕諭旨是軍機處的主要工作。雍正帝每天召見軍機大臣，有時一天召見數次，召見時，雍正帝指示各項事件應如何辦理，有時向軍機大臣詢問情況，聽取他們的意見，以作出裁決。軍機大臣面聆皇帝旨意，草擬文書。上諭形成後，不經過內閣，由軍機處直接發給有關官員。
在清代，皇帝的詔令有數種。雍正以後，由內閣傳抄發送的詔令，叫做“明發上諭”;由軍機處撰擬、抄寫、密封發出的詔令，叫做“寄信上諭”。“寄信上諭”因是由朝廷直接寄出，故又稱“廷寄”。所寄對象爲高級官員，用“軍機大臣字寄”的形式寄送;其餘則用“軍機大臣傳諭”的形式寄送。字寄、傳諭封函的表面都註明“某處某官開拆”，封口處蓋有軍機處印信，保密程度非常高。很顯然，軍機處承辦的“寄信上諭”最重要，內閣所辦理的“明發上諭”只是一般性事務文書。
歸軍機處辦的事情，不問大小，“悉以本日完結”，絕不積壓。這樣的辦事作風，效率自然較高。寄信方法也是快捷的。張廷玉製定的廷寄辦法，最後形成一套制度，是軍機處將上諭函封后交兵部，由驛站遞相傳送。軍機處根據函件內容，決定遞送速度，寫於函面，凡標“馬上飛遞”字樣的，日行三百里，緊急事，另寫日行裏數，或四、五百里，或六百里，並有六百里加快的。這就和內閣發出的“明發上諭”不同了。內閣的“明發上諭”，或由六科抄發，或由有關部門行文，多一個衙門週轉，就費時日，保密也不容易，往往被地方官員探到消息，僱人先行投遞，在正式公文到來之前，他們已悉內情，作了準備，加以應付。所以，經張廷玉規劃，創廷寄之法，既保證了中央政令的嚴格貫徹，速度又較前加快，從而提高了清朝政府的行政效率。
奏摺是一種臣民上奏文書，它始出現於康熙年間，但在作者範圍、傳遞方法、疏奏內容及硃批等方面，都還沒有制度化。《清史稿·張廷玉傳》載：“廷玉定規制：諸臣陳奏，常事用疏，自通政司上，下內閣擬旨;要事用折，自奏事處上，下軍機處擬旨，親御硃筆批發。自是內閣權移于軍機處，大學士必充軍機大臣，始得預政事，日必召入對，承旨，平章政事，參與機密”。自此以後，作爲一種官文書制度的奏摺制度才被確立下來。不要小看這種文書制度，它的影響之大甚至遠遠超過中樞機構的興衰替廢。它不僅牽涉朝廷政令的推行，而且關乎君臣間權力的分配。它的確立和軍機處的設立一樣，都是清朝官僚政治上的重大變化，對清朝中後期的政治產生了十分巨大而深遠的影響。
清朝入關之初，沿襲前明舊制，官員有事報告皇帝，公事用題本，私事用奏本。題本蓋印，奏本不蓋印。題奏本都由通政使司進呈，在皇帝閱批之前，內閣大學士已經“票擬”過。因此，這兩種文書都是公開的，不利於下情上達。其次，題本辦文程序太繁，運轉速度十分遲緩，而且由於經辦人員過多，容易造成泄密，使皇帝實施政務受到很大限制。自張廷玉把奏摺制度化以後，稍微重要一點的事務，地方官員都先撰擬奏摺，經過皇帝硃批，認可了，才寫題本作正式報告。但奏摺中的硃批內容，不得寫入題本，作爲奏事的依據。這樣題本就成了官樣文章，價值大大降低。奏摺代替了原來題本的作用，使它成爲主要官方文書。這一制度堅持到清末。
奏摺剛產生時，有資格使用奏摺的官員不太多。雍正踐祚之後，內苦於宗室諸王的訕謗排擠，外困於滿漢大臣的朋黨傾軋，急於求言，故放寬了臣民專折具奏的範圍和權限。到後來，有權上奏摺者多達1000以上。
由於奏摺所涉事情多系國家機密，所以奏摺的保密性是非常突出的。不能保密，就不要上奏摺，保密是書寫奏摺的前提條件。爲了保證奏摺的內容不致泄漏，清廷定立了一整套保密制度，使奏摺制度更加完善起來：1、撰寫人須親自書寫，一般不許他人代筆，寫成後不得外傳，否則治罪。2、由宮中製作皮匣，配備鎖鑰，發給具奏官員，專門用作儲藏和傳遞奏摺。3、督撫以上大員的摺子，派專人送到大內乾清門，交內奏事處，直達御前，而不像題本交通政使司轉呈;一般官員的摺子，亦差專人送到雍正指定的親信大臣處，由他們代呈，代交人當然無權知道摺子的內容。雍正帝閱畢，作了硃批，摺子由原渠道發回。4、收回硃批奏摺。康熙在位期間，奏摺御批發還具奏人後，尚無繳還內廷的規定。雍正一登基，便下令內外臣子將硃批奏摺全部查收呈繳。不但前朝奏摺需交回，嗣後硃批發還本人看過之後，即需交回。由於實行了繳本制度，不但有效地防止了泄密事件發生，而且爲後來保存了豐富的史料。5、加強軍機處的保密工作。規定：皇帝召見軍機大臣時，太監不得在側;每日承領事件人員，未到傳領時間不得進入軍機值房;嚴禁各衙門人員在軍機值房臺階外及附近處所站立竊聽;即使是高級的王公大臣，非奉特旨，也不準進入;自王以下文武滿漢大臣，都不準到軍機處找人談話。同時規定各章京在工作中嚴格執行交接制度，做到手續慎密完備。特別是文書收發登記，必畫押存查;個人承辦的事情，均不許任意喧泄;不經由自己辦理的事情，絕不許過問;撰寫寄信諭旨，辦理硃批奏摺，都得在辦公房辦理;凡辦理機密事件時，軍機大臣指交一二章京承旨，在軍機堂上繕寫後，要將底稿押封存記，俟查辦之事辦完後再行拆封登檔。如有泄漏，繕寫文件的章京要受到很重的處分。
在奏摺的內容上，較之以前，更爲豐富了。其中最重要的是利用奏摺商討政務。雍正說：“本章所不能盡者，則奏摺可以詳陳;而朕諭旨所不能盡者，亦可於奏摺中詳悉批示，以定行止。”臣下可以將拿不準的問題提出來，請皇帝裁奪;皇帝對不瞭解的或不懂得的問題，可以詢問臣下，以增長見識，作出決斷。雍正朝的許多重大政事，如攤丁入畝政策等，就是雍正與有關大臣通過奏摺反覆籌商後定下來的。奏摺用來討論政事、決定政策，不僅使它有了新的生命力，而且使它成了推行政治的一種重要工具。
由於奏摺免去了中間環節的傳遞，又採用廷寄方法，不但能迅速遞到皇帝手中，而且在皇帝硃批御旨後，又可直接發還上奏官員，馬上付諸實行，從而大大提高了行政效率，給清朝的政治帶來了積極的影響。同時，由於奏摺都是祕密進行，於是在直省督撫與司道之間，地方與中央，內廷與外廷之間，除正常的領導與被領導等關係之外，又形成了一種相互制約的關係。大臣相互告密，皇帝的耳目遍佈京內外，誰也不知道誰向皇帝打了什麼小報告，中央部院和地方上的公私事件和人際關係，無論鉅細，皇帝都可以從奏摺中直接瞭解到。皇帝於是藉助奏摺整飭吏治，監察民情，發號施令，排斥異己，天下庶務總歸一人處理，從而使封建皇權到了無以復加的地步。因此，“在中國章奏制度史上，雍正一朝應該是最爲多姿多彩的時代，而帝王對硃批運用的巧妙和有效，雍正也可以說是前無古人的了”。而這一切，張廷玉是功不可沒的。說這是他的大事業大功業，一點都不誇張。
在雍正朝，張廷玉主要從事的雖然只是文字工作，但由於他“周敏勤慎”，把全部精力都投入到這一工作上來了，因而“尤爲上所倚”。雍正五年(1727年)，張廷玉曾患小病，雍正對近侍說：朕連日來臂痛，你們知道嗎?近侍們吃驚地問緣故，雍正說：“大學士張廷玉患病，非朕臂病而何?”八年(1730年)，賞銀20000兩，張廷玉辭謝，雍正講：“汝非大臣中第一宣力者乎!”不許他推辭。當雍正身體不舒服時，凡有密旨，悉交張廷玉承領，事後雍正說：“彼時在朝臣中只此一人。”(《澄懷園主人自訂年譜》卷三)確實，允祥死後，鄂爾泰入閣以前，張廷玉在滿漢朝臣中確實處於第一個被信任者的地位，被雍正視爲股肱大臣。十一年(1733年)，張廷玉回鄉祭祖，動身前一天，雍正贈給張廷玉一件玉如意，並祝願他“往來事事如意。”同時贈送物品及內府書籍52種。《古今圖書集成》只印64部，獨賜張廷玉2部。雍正還賜張廷玉春聯一副：“天恩春灝蕩，文治日光華”。後來張家年年用這副春聯作門聯。雍正臨終前，張廷玉與鄂爾泰等同被顧命，命他日配享太廟。終清世，漢大臣配享太廟者惟張廷玉一人而已。
張廷玉任職年久，長期處機要之地，在雍正年間，他雖然“最承寵眷”，然而“門無竿牘，饋禮有價值百金者輒卻之。”他在皇帝身邊服務，擔負的又是機要文字工作，深知言多必失的道理，因而處處小心謹慎，辦事十分細緻周到。他對黃山谷說的“萬言萬當，不如一默”，極其傾倒，表示“終身誦之”。少說多做，既是他立身的主導思想，也是他的爲官之道。他以皇帝的意志爲意志，默默去做，不事張揚，事成歸功於人主，事敗自己首先承擔責任。雍正讚揚他“器量純全，抒誠供職”。乾隆稱許他“在皇考時勤慎贊襄，小心書諭”。作爲領導人的祕書，這些確實都是很值得稱道的品質。
